kepemimpinan pendidikan mutu dan kerja bagi tim mutu

KEPEMIMPINAN PENDIDIKAN MUTU DAN KERJA TIM BAGI MUTU

Kepemimpinan adalah unsur terpenting dalam TQM. Pemimpin harus memiliki visi dan mampu menerjemahkan visi tersebut kedalam kebijakan yang jelas dan tujuan yang spesifik.

*) Pemimpin Pendidikan

Mutu terpadu merupakan sebuah gairah dan pandangan hidup bagi organisasi yang diterapkannya. Pertanyaanya adalah bagaimana membangkitkan keinginan dan hasrat untuk meningkatakn mutu pendidikan. Peters dan Austin pernah meneliti karakteristik tersebut dalam bukunya A Passion for Excellence yang meyakinkan mereka bahwa yang menentukan suatu mutu dalam sebuah institusi adalah kepemimpinan. Mereka berpendapat bahwa gaya kepemimpinan tertentu dapat mengantarkan institusi pada revolusi mutu yang mereka singkat menjadi MBWA atau Management by Walking About (majemen dengan melaksanakan). MBWA menekankan pentingnya kehadiran pemimpin dan pemahaman atau pandangan mereka terhadap karyawan dan proses institusi yang mementingkan komunikasi visi dan nilai – nilai institusi kepada pihak – pihak lain, serta berbaur dengan para staf dan pelanggan.

Peter dan Austin memberi pertimbangan spesifik pada kepemimpinan pendidikan dalam sebuah bab yang berjudul “Excellence in school Leadership”. Mereka memandang bahwa pemimpin pendidikan membutuhkan perspektif – perspektif berikut ini:

a. Visi dan simbol – simbol. Kepala sekolah harus mengkomunikasikan nilai – nilai institusi kepada para staf, pelajar dan kepada komunitas yang lebih luas.

b. MBWA adalah gaya kepemimpinan yang dibutuhkan bagi sebuah insitusi.

c. ‘Untuk Para Pelajar’. Istilah ini sama dengan ‘dekat dengan pelanggan’ dalam pendidikan. Ini memastikan bawa institusi memiliki fokus yang jelas terhadap pelanggan utamanya.

d. Otonomi,eksperimentasi dan antisipasi terhadap kegagalan. Pemimpin pendidikan harus melakukan inovasi di antara staf – stafnya dan bersiap – siap mengatisipasi kegagalan yang mengiringi inovasi tersebut.

e. Mencipakan rasa ‘kekeluargaan’. Pemimpin harus menciptakan rasa kekeluargaan di antara para pelajar, orangtua, guru dan staf institusi.

f. ‘Ketulusan’, kesabaran, semangat, intensitas, dan ‘antusiasme’. Sifat – sifat tersebut merupakan mutu personal esensial yang dibutuhkan pemimpin lembaga pendidikan.

Tanpa kepemimpinan, pada semua level institusi, proses peningkatan tidak dapat dilakukan dan diwujudkan. Komitmen terhadap mutu harus menjadi peran utama bagi seorang pemimpin, karena TQM adalah proses atas ke bawah (top – down). Sela ini telah di perkirakan 80 % inisiatif mutu gagal dalam masa dua tahun awal. Alasan utamanya adalah bahwa manajer senior kurang mendukung proses dan kurang memiliki komitmen untuk inisiatif tersebut. Biasanya, masalah peningkatan mutu ini merupakan hal yang amat sangat berat dilakukan oleh manajer senior, karena mereka beranggapan bahwa pelimpahan tanggung jawab pada para bawahan akan ikut mempengaruhi wibawa mereka. Itulah sebab mengapa kepemimpinan yang kuat dan jauh kedepan diperlukan dalam kesuksesan peningkatan mutu.

Biasanya, pemimpin organisasi non TQM menghabiskan 30% waktu untuk menghadapi kegagalan sistem, komplain serta penyelesaian masalah. Sementara itu, manajer yang mengaplikasikan TQM tidak memiliki pemborosan waktu sedemikian sehingga mereka bisa mengalihkan 30% waktu tersebut untuk memimpin, merencanakan masa depan, mengembangkan ide – ide baru dan bekerja secara familiar dengan para pelanggan.

*) Mengkomunikasi Visi

Dalam organisasi – organisasi TQM, seluruh manajer harus menjadi pemimoin dan pejuang proses mutu. Mereka harus mengkomunikasikan visi dan menurunkannya keseluruh orang dalam institusi. Beberapa manajer, terutama manajer menengah, mungkin akan beranggapan bahwa mutu terpadu sulit diterima dan diimplementasikan. Peran tersebut berubah dari mentalitas ‘Saya adalah Bos’ menuju mental bahwa manajer adalah pendukung dan pemimpin para staf. Fungsi pemimpin adalah mempertinggi mutu dan mendukung para staf yang menjalankan roda mutu tersebut. Gagasan – gagasan tradisional tidak akan bisa berjalan berbarengan dengan pendekatan mutu terpadu. Karena TQM akan merubah institusi tradisional mulai dari pimpinan hingga para staf serta memutar - balikkan hirarki fungsi institusi tersebut. TQM memberdayakan para guru dan memberikan kepada mereka kesempatan yang luas untuk berinisiatif. Oleh karena itu sering kali dikatakan institusi TQM hanya membutuhkan manajemen yang sederhana dengan kepemimpinan yang unggul.

*) Mengembangkan Budaya Mutu

Peran pemimpin dalam mengembangan sebuah budaya mutu adalah sebagai berikut:

a. Memiliki visi mutu terpadu bagi institusi;

b. Memiliki komitmen yang jelas terhadap proses peningkatan mutu;

c. Mengkomunikasikan pesan mutu;

d. Memastikan kebutuhan pelanggan menjadi pusat kebijakan dan praktek institusi;

e. Mengarahkan perkembangan karyawan;

f. Berhati – hati dengan tindakan menyalahkan orang lain saat persoalan muncul tanpa bukti – bukti yang nyata. Kebanyakan persoalan yang muncul adalah hasil dari kebijakan institusi dan bukan kesalahan staf;

g. Memimpin inovasi dalam instansi;

h. Mampu memastikan bahwa struktur organisasi secara jelas telah mendefinisikan tanggungjawab dan mampu mempersiapkan delegasi yang tepat;

i. Memiliki komitmen untuk menghilangkan rintangan, baik yang bersifat organisasional maupun kultural;

j. Membangun tim yang efektif;

k. Mengembangkan mekanisme yang tepat untuk mengawasi dan mengevaluasi kesuksesan.

*) Memberdayakan Para Guru

Aspek penting dari peran kepemimpinan dalam pendidikan adalah memberdayakan para guru dan memberi mereka wewenang yang luas untuk meningkatkan pembelajaran para pelajar. Stanley Spanbauer, ketua Fox Valley Technical College, yang telah memperkenalkan TQM ke dalam pendidikan kejuruan di Amerika Serikat, berpendapat bahwa, “dalam pendekatan berbasis mutu, kepemimpinan di sekolah bergantung pada pemberdayaan para guru dan staf lain yang terlibat dalam proses belajar mengajar. Para guru di beri wewenang untuk mengambil keputusan, sehingga mereka memiliki tanggungjawab yang besar. Mereka diberi keleluasan dan otonomi untuk bertindak.” Spanbauer kembali menekankan pentingnya kepemimpinan dengan pendapat berikut: “komitmen jauh lebih penting dari sekedar menyampaikan pidato tahunan tentang betapa pentingnya mutu dalam sekolah. Komitmen memerlukan antusiasme dan curahan perhatian yang tiada henti terhadap pemberdayaan mutu. Komitmen selalu menghendaki kemajuan dengan metode cara baru. Komitmen memerlukan tinjauan ulang yang konstan terhadap masing – masing dan setiap tindakan.”

Spanbauer berpendapat bahwa pemimpin institusi pendidikan harus memadu dan membantu pihak lain dalam mengembangkan karakteristik yang serupa. Dia menggambarkan sebuah gaya kepemimpinan dimana pemimpin “harus menjalankan dan membicarakan mutu serta mampu memahami bahwa perubahan terjadi sedikit demi sedikit, bukan dengan serta merta.” Pada dasarnya, arahan Spanbauer tersebut sangat berkaitan dengan pentingnya kepemimpinan bagi pemberdayaan. Dalam kesimpulan arahan tersebut, pemimpin harus:

1. Melibatkan para guru dan seluruh staf dalam aktivitas penyelesaian masalah, dengan menggunakan metode ilmiah dasar, prinsip – prinsip mutu statistik dan kontrol proses.

2. Memilih untuk meminta pendapat mereka tentang berbagai hal dan tentang bagaimana cara mereka menjalankan proyek dan tidak sekedar menyampaikan bagaimana seharusnya mereka bersikap.

3. Menyampaikan sebanyak mungkin informasi manajemen untuk membantu pengembangan dan peningkatan komitmen mereka.

4. Menanyakan pendapat staf tentang sistem dan prosedur mana saja yang menghalangi mereka dalam menyampaikan mutu kepada para pelanggan ~ pelajar, orangtua, dan partner kerja.

5. Memahami bahwa keinginan untuk meningkatkan mutu para guru tidak sesuai dengan pendekatan manajemen atas ke bawah (top – down).

6. Memindahkan tanggunjawab dan kontrol pengembangan tenaga profesional langsung kepada guru dan pekerja teknis.

7. Mengimplementasikan komunikasi yang sistematis dan kontinyu diantara setiap orang yang terlibat didalam sekolah.

8. Mengembangkan kemampuan pemecahan masalah serta negosiasi dalam rangka menyelesaikan konflik.

9. Memiliki sifat membantu tanpa harus mengetahui semua jawaban bagi setiap masalah dan tanpa ada rasa rendah diri.

10. Menyediakan materi pembelajaran konsep mutu seperti membentuk tim, manajemen proses, layanan pelanggan, komunikasi serta kepemimpinan.

11. Memberikan teladan yang baik dengan cara memperlihatkan karakteristik yang diinginkan dan menggunakan waktu untuk melihat – lihat situasi dan kondisi institusi dengan mendengarkan keinginan guru dan pelanggan lainnya.

12. Belajar untuk berperan sebagai pelatih dan bukan sebagai bos.

13. Memberikan otonomi dan berani mengambil resiko.

14. Memberikan perhatian yang berimbang dalam menyediakan mutu bagi para pelanggan eksternal (pelajar, orangtua, dan lainnya) dan pada pelanggan internal (pengajar, anggota dewan guru, dan pekerja lainnya).

KERJA TIM BAGI MUTU

Kerja tim adalah sebuah organisasi merupakan komponen penting dari implementasi TQM, mengingat kerja tim akan meningkatkan kepercayaan diri, komunikasi, dan mengembangkan kemandirian. (John S Oakland, Total Quality Management, 1989)

*) Konsep Tim

Dalam sektor pendidikan, tim telah dikembangakan sebagai unit dasar dari penyampaian kurikulum dan dengan demikian pendidikan memiliki suatu awal yang baik mengingat kerja tim adalah sebuah fakta yang sudah terbukti berhasil. Langkah awal tersebut memungkinkan institusi pendidikan memiliki pondasi kuat untuk membangun TQM

Namun aplikasi dari kerja tim seringkali dibatasi hanya sebatas fungsi kurikulum dan manajemen. Untuk membangun kultur TQM yang efektif, kerja tim harus difungsikan dalam institusi dan harus mendapatkan kesempatan yang seluas – luasnya dalam situasi – situasi yang menentukan, seperti ketika harus membuat keputusan dan memecahkan masalah. Kerja tim harus ada juga di semua tingkatan dan harus melibatkan semua staf, akademik maupun pendukung. Pemisahan antara staf pengajar dan staf pendukung, dan antar tingkatan hirarkis seringkali mencegah fungsional kerja tim. Oleh karena itu, kendala ini harus dihilangkan.

*) Peran Tim Proyek

Disamping menjalankan fungsi tim yang memang sangat penting, tim juga bisa digunakan untuk mencapai proyek yang spesifik. Proyek ad – hoc dan berjangka pendek serta tim peningkatan merupaka elemen kunci dalam peningkatan mutu. Tim harus menjadi motor peningkatan mutu. Perlu diingat bahwa TQM adalah sebuah kumpulan tim yang saling melengkapi.

Tugas – tugas kecil dan dapat diatur akan mempermudah pencapaian sukses. Dan meskipun gagal, tugas – tugas kecil tersebut tidak akan membahayakan kredibilitas dari keseluruhan proses. Rangkaian proyek kecil bisa mendatangkan kesuksesan yang lebih besar. Meskipun demikian, proyek – tersebut harus memiliki sebuah tujuan umum, sehingga ada koherensi dan arah yang jelas dengan hasil akhirnya adalah manfaat bagi pelanggan, baik internal maupun eksternal. Sebagai langkah awal, tim perlu dilatih tentang cara menggunakan pendekatan – pendekatan metodik dan menemukan solusi yang permanen dan berjangka panjang.

*) Tim Sebagai Dasar Bangunan Mutu

Sebuah sinergi tim kerja yang harmonis dibutuhkan dalam upaya peningkatan mutu. Peningkatan mutu adalah sebuah kerja keras, dan mendapat dukungan semua pihak adalah pendekatan terbaik dalam menangani hal tersebut. Sebagai contoh, sebagian besar kerja – kerja peningkatan mutu dalam pendidikan terpusat pada pengembangan tim penyusun mata pelajaran, Strategic Quality Management yang dikembangkan Miller, Dower, dan Inniss telah menjadikan tim penyusun mata pelajaran sebagai dasar bangunan yang penting untuk menyampaikan mutu dalam pendidikan. Tim tersbut dibentuk agar memiliki sejumlah fungsi penting yang mencakup:

• Bertanggung jawab pada mutu pembelajaran;
• Bertanggung jawab pada pemanfaatan waktu para guru, material serta ruang yang digunakan;
• Menjadi sarana untuk mengawasi, mengevaluasi dan meningkatkan mutu;
• Bertindak sebagai penyalur informasi kepada pihak manajemen tentang perubahan – perubahan yang diperlukan dalam proses peningkatan mutu. Tim adalah ‘sebuah cara solid dalam membuat perubahan’. Tim tidak hanya sebagai instrumen pengumpulan data, tapi juga menggunakan kumpulan data yang dikumpulakan untuk meningkatkan kesempatan – kesempatan bagi pelajarnya.

Kerja tim tidak muncul begitu saja, seperti yang dikatakan oleh Philip Crosby: “menjadi bagian dari sebuah tim bukanlah sebuah fungsi alami manusia; hal itu harus dipelajari.” Tim merupakan kumpulan individu yang memiliki perbedaan kepribadian, ide, kekuatan, kelemahan, tingkat antusiasme, dan kebutuhan terhadap kerjanya. Sudah menjadi sebuah kebiasaan bahwa kita seringkali menyebut sekelompok orang yang bekerja sama dengan istilah ‘tim’. Dan biasanya, hanya peran pemimpin tim tersebut yang bisa diidentifikasi, dan hal tersebut adalah satu – satunya, struktur yang dimiliki ‘tim’ tersebut. Tim, seperti orang, membutuhkan pemeliharaan dan pengawasan agar ia dapat berfungsi dengan baik dan mampu memberikan hal yang terbaik. Kontribusi mereka harus dihargai dan didukung.

*) Tahapan Formasi Tim

Tim membutuhkan waktu untuk tumbuh dan dewasa. B W Tuckman mengatakan ada empat tahap pertumbuhan dan kematangan dalam perkembangan tim. Dimulai dengan tahap pembentukan, lalu diikuti tahap – tahap yang ia gambarkan dengan tahap tangan, penataan norma dan kerja keras.

Pada tahap perkembangan, tim belum lagi sebuah tim. Ia hanya sekumpulan individu – individu. Ada beberapa tingkat emosi yang diasosiasikan dengan tahap ini, dari kehebohan, optimisme, idealisme, kebanggaan, dan antisipasi terhadap kekhawatiran, kecurigaan, dan kegelisahan. Diskusi utama dalam tahap ini akan terpusat pada isu - isu filosofis yang menyangkut konsep dan abstraksi, atau pada kendala organisasi yang kelak menghambat kesuksesan kerja. Pada tahap ini tim masih mudah kehilangan perhatian dan mulai menghadapi masalah – masalah yang sebenarnya berada diluar kepentingan mereka. Sesungguhnya itu merupakan proses penting yang harus dilalui tim. Mereka akan berhasil mengatasi tahap tersebut jika seorang manajer senior bisa menyampaikan visi bagi mereka, dan bisa memberikan garis pedoman yang jelas.

Ketika tim terbentuk, maka mereka akan masuk kepada tahap yang selanjutnya yang lebih rumit, yang disebut juga dengan tahap tantangan. Tahap ini biasanya merupak periode yang paling tidak mengenakkan. Ini merupakan tahap dimana para anggota mulai menyadari skala tugas ke depan dan mereka bisa bereaksi negatif pada tantangan – tantangan yang datang dengan menempatkan agenda – agenda personal masing – masing. Permusuhan interpersonal kemungkinan benar – benar muncul. Jika konflik pada tahap ini bisa diatasi, maka tim dengan mudah dapat bertahan. Pimpinan tim harus mengetahui sumber konflik dan mengatasinya dengan membantu anggota menyelidiki sebab – sebab umum konflik tersebut. Ada sisi positif pada tahap tantangan ini, yaitu para anggota mulai memahami satu sama lainnya. Humor dan kesabaran merupakan hal penting bagi pemimpin pada tahap ini, demikian pula dengan keteguhan dan kemantapan hati.

Tahap selanjutnya adalah tahap norma. Ia merupakan tahap dimana sebuah tim memutuskan dan mengembangkan metode – metode kerjanya. Tim tersebut mulai menetapkan peraturan dan norma, dan membagi – bagi peran yang harus dijalankan para anggota. Pendekatan pelatihan yang terstruktur dalam kerja tim, sangat membantu dalam tahap ini.

Kerja keras adalah tahap keempat dalam proses pembentukan tim menurut Tuckman. Anggota tim saat ini sudah mulai keluar dari perbedaan dan menentukan metode kerja serta mereka mampu memulai proses pemecahan masalah dan meningkatkan proses. Tim yang cukup matang dapat bekerja sama dan menghasilkan sinergi. Tim tersebut akan membangun sebuah identitas dan menentukan ‘kepemilikan’ terhadap proses yang digunakan.

Tidak ada skala waktu khusus bagi sebuah tim untuk mengikuti proses perkembangan ini. Akan tetapi jika anggota tim selalu ragu terhadap kemantapan tujuan tersebut, maka tahap formasi akan membutuhkan waktu lama, bahkan ketika tahap kerja keras telah dicapai, tim masih sangat mungkin mengalami pasang surut.

*) Tim Yang Sangat Efektif

Ukuran efektifitas sebuah tim sangat menentukan operasinya di lapangan. Seperti dinyatakan Paula Tansley dalam bukunya, Course Teams ~ the Way Forward in FE?, bahwa jumlah staf yang terlibat dalam sebuah proses penyampaian mata pelajaran tidak sama dengan banyaknya jumlah staf yang terlibat dalam sebuah tim industri. Karena itu, hal terpenting yang harus dilakukan adalah memastikan sebuah parameter efektifitas. Walaupun tidak ada ‘resep khusus’ yang menjamin kesuksesan sebuah tim, namun beberapa poin penting berikut perlu terus diingat:

Sebuah tim membutuhkan peran anggota yang telah didefinisikan secara jelas. Ini penting untuk mengetahui siapa yang memimpin tim dan siapa yang memfasilitasi tim. Perbedaan antara pemimpin dan fasilitator ditegaskan dalanm TQM. Peran pemimpin adalah teladan ~pembuktian diri. Pemimpin adalah orang yang memberikan misi dan menyampaikannya pada tim. Fasilitator atau konsultan mutu memiliki peranan yang lebih fiktif. Fasilitator membantu tim untuk menggunakan secara tepat alat pemecahan maslah dan alat pembuat keputusan. Peran penting lainnya dalam tim melibatkan penelitian, pembuatan catatan dan pembangunan hubungan eksternal.

Tim membutuhkan tujuan yang jelas. Sebuah tim harus tau kemana arah meraka dan harus memiliki tujuan yang jelas untuk dicapai. Sebuah tim perlu membuat statemen dalam misinya dan memandangnya sebagai sesuatu yang dapat dikerjakan. Tujuan harus dapat dicapai dan dapat diraih serta relevan dengan minat dan kepentingan anggotanya.

Sebuah tim membutuhkan sumberdaya – sumberdaya dasar untuk beroperasi. Kebutuhan SDM, waktu, ruang, dan energi. Poin terakhir, yaitu energi merupakan unsur yang penting namun sering kali dilupakan dalam diskusi kerja tim, khususnya dalam konteks tim – tim peningkatan. Sebuah tim perlu untuk tidak memanfatkan energi tim secara berlebih lebihan.

Sebuah tim perlu mengetahui tanggung jawab dan batas – batas otoritasnya. Kekecewaan akan hadir jika terdapat pertimbangan yang diabaikan, atau jika tim berlebihan menggunakan otoritasnya.

Sebuah tim memerlukan rencana kerja. Rencana tersebut mencakup visi, misi, bahkan mungkin flowbart tentang langkah – langkah yang dibutuhkan untuk menyelsaikan proyek, serta sumberdaya – sumberdaya bagi tim.

Sebuah tim membutuhkan seperangkat aturan untuk bekerja. Aturan tersebut harus sederhana dan disetujui oleh anggota. Pentingnya mereka bagi tim adalah untuk menyusun standar yang tinggi dan menjaga keberlangsungan tim.

Tim perlu menggunakan alat – alat yang tepat untuk mengatasi masalah dan menemukan solusi. Tekhnik seperti brain storming, flowbarting, dan analisis lapangan, mudah untuk diadopsi dan dapat menjadi alat pemecahan masalah dan alat pembuat keputusan yang handal.

Tim perlu mengembangkan sikap tim yang baik dan bermanfaat. Peter R Scholtes berpendapat bahwa kunci menuju kerja tim yang baik adalah sikap tim yang baik dan bermanfaat. Ada beberapa hal yang secara ideal harus dilakukan oleh seluruh anggota tim, dan mencakup kemampuan untuk:

• Mengini siasikan diskusi;
• Mencari informasi dan opini;
• Mengusulkan prosedur untuk mencapai tujuan;
• Menjelaskan atau mengurai ide
• Menyimpulkan;
• Tes utnuk mufakat;
• Bertindak sebagai moderator: mengatur lalulintas percakapan langsung, menghindari percakapan simultan, menghambat pembicara yang dominan, memberikan kesempatan kepada pembicara cadangan, menjaga percakapan dari hal – hal yang menyimpang;
• Kompromis dan kreatif dalam mengatasi perbedaan;
• Mencoba untuk mengurangi ketegangan dalam kelompok dan berusaha bekerja menembus masalah – maslah yang sulit;
• Mengekspresikan perasaan kelompok dan meminta yang lain untuk mengecek kesan tersebut;
• Membuat kelompok setuju terhadap standar;
• Merujuk pada dokumentasi dan data;
• Memuji dan mengoreksi anggota dengan cara yang fair, dan mampu menerima komplain sama baiknya dengan pujian.

Pentingnya komunikasi yang baik dalam suatu tim adalah untuk memelihara sifat – sifat yang baik dan bermanfaat tersebut. Dasar komunikasi yang baik antar anggota adalah kejujuran dan integritas. Hal itu sama pentingnya dengan keinginan anggota menyampaikan perasaannya secara terbuka dan tidak menyembunyikan agenda. Pemimpin memainkan peranan penting disini. Ini adalah peranan pemimpin tim untuk mencegah tim dari kemandekan serta dari dominasi oleh beberapa orang.